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Juristische Fachübersetzungen

Juristische Übersetzungen und die Übersetzung durch ein externes Übersetzungsbüro

Ihre Herausforderung: Sie haben Bedarf an juristischen Übersetzungen und müssen entscheiden an wen Sie Ihre Übersetzungen extern vergeben:

Damit Ihr Projekt und Ihre Übersetzung von Erfolg gekrönt sind, können Sie sich im Vorhinein  ein paar Gedanken dazu machen.

1. Was sollten Sie bei der Vergabe von juristischen Übersetzungen beachten

Zunächst sollten Sie sich darüber Gedanken machen, was Ihnen bei der externen Vergabe von Übersetzung Ihrer Verträge, Dokumente und Unterlagen wichtig ist. Soll es besonders schnell gehen, oder ist ein besonders niedriger Preis wichtig? Benötigen Sie nur eine Sprachkombination, oder gleich mehrere? Sind Sie auf der Suche nach Perfektion, oder haben Sie in wenigen Tagen eine Verhandlung und brauchen eine Übersetzung, welche als Grundlage Ihrer Besprechung dient? Oder wurde Ihr Vertrag bereits geschlossen und beurkundet und Sie benötigen eine beglaubigte Übersetzung Ihres Vertrags bzw. Vereinbarung?

2. An wen vergebe ich meine Rechtsübersetzungen

Grundsätzlich haben Sie mehrere Möglichkeiten Ihre juristischen Übersetzungen extern zu vergeben. Sie können sich einerseits für einen Freelancer entscheiden oder Ihre Verträge bei einem Übersetzungsbüro oder einer Übersetzungsagentur übersetzen lassen. Beide Optionen haben jeweils Vor- und Nachteile.

3. Was ist meine Zielsetzung bei der Vergabe von juristischen Übersetzungen

Je genauer Sie sich über Ihre Zielsetzung bei der Vergabe von juristischen Übersetzungen sind, umso besser wird das Ergebnis. Stellen Sie sich zwei Szenarien vor: Sie haben einen Vertrag, den Sie gerne für einen ausländischen Investor von Deutsch auf Englisch übersetzen lassen wollen, um anschließend damit auf Englisch weiterzuarbeiten. So eine Übersetzung wird auch als Arbeitsübersetzung bezeichnet. Hier kommt es eher darauf an, dass Sie Ihre Übersetzung schnell erhalten und mit dem Ergebnis weiterarbeiten können, um mit dem Investor schnell zu einer Einigung zu gelangen. Im zweiten Szenario haben Sie einen Vertrag, den Sie bereits verhandelt und unterschrieben haben, der jetzt zur Vorlage bei einer Behörde beglaubigt übersetzt werden muss. In diesem Fall brauchen Sie eine vollständige und fehlerfreie Übersetzung, die anschließend noch beglaubigt ausgefertigt werden muss. In beiden Fällen benötigen Sie eine Übersetzung, doch die genauen Bedürfnisse und damit auch die Anforderungen an Ihre Übersetzungsagentur bzw. Ihren Sprachdienstleister sind nicht dieselben.

4. Was ist mir bei der Vergabe an eine Übersetzungsagentur für juristische Übersetzungen wichtig?

Ihre eigenen Bedürfnisse und internen Prozesse entscheiden auch darüber, was Ihnen bei der Vergabe Ihrer juristischen Übersetzungen an eine Übersetzungsagentur, oder ein Übersetzungsbüro wichtig sind. Grundsätzlich kann man unterscheiden zwischen Unternehmen und Kanzleien, die selten bis gelegentlich Übersetzungen benötigen und dafür keinen eigenen Prozess etabliert haben und Unternehmen, bei denen Übersetzungen durch externe Übersetzungsbüros standardmäßig zum Arbeitsprozess gehören. Wir schauen uns beide Situationen im Detail an und betrachten welche Aspekte jeweils für eine gelungene und rechtssichere Übersetzung wichtig sind.

Juristische Übersetzungen von kleinen und mittleren Unternehmen und Kanzleien

Die Vergabe von Rechtsübersetzungen durch Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Kanzleien, die selten bis regelmäßig Rechtsübersetzungen extern an Übersetzungsbüros oder Übersetzungsagenturen vergeben, haben in der Regel keine standardisierten Prozesse, wie Sie Ihren Übersetzungsworkflow managen. Hier ist es meistens wichtiger, dass die Zusammenarbeit mit der Übersetzungsagentur einfach ist und keine komplizierten Plattformen genutzt werden müssen, um die Übersetzungen zu beauftragen oder zu übermitteln. Es hat sich als einfacher erwiesen mit Standardsystemen wie E-Mail und Cloud-Lösungen, wie z.B. Dropbox oder WeTransfer zu arbeiten, die die Firmen in ihrer täglichen Arbeit bereits verwenden, um Ihre Daten sicher zu versenden. Dazu ist auch eine gute telefonische Erreichbarkeit des beauftragten Übersetzungsbüros wichtig, um kurzfristig Informationen zu den laufenden Übersetzungen zu erhalten, oder neue Übersetzungsaufträge anzukündigen. Auch auf Seite des Auftraggebers sollten Sie einen Ansprechpartner benennen, der gut und zuverlässig erreichbar ist und für Rückfragen der Übersetzer zur Verfügung steht. So kann kostbare Zeit bei der Anfertigung Ihrer Übersetzungen eingespart werden.

Falls Sie bereits Verträge, Dokumente oder Vereinbarungen übersetzt haben, und diese gerne als Referenzen für Ihre zukünftigen juristischen Übersetzungen nutzen möchten, senden Sie diese mit an Ihre Übersetzungsagentur, und weisen darauf hin, welche Teile der Übersetzung Sie gerne übernehmen möchten. Sollen Sie über ein Glossar, eine Wortliste oder anderes Referenzmaterial verfügen, können Sie auch diese Informationen an Ihr Übersetzungsbüro senden. Sie können auch Negativbeispiele nennen und auf Wörter hinweisen, die Sie auf keinen Fall in Ihren juristischen Übersetzungen sehen möchten. Auch hier verfügen einige Unternehmen bereits über eine „Corporate Language“, auf die seitens des Auftragsgebers viel Wert gelegt wird.

Juristische Übersetzungen von Verträgen und Unterlagen von großen Unternehmen oder Kanzleien

Größere Unternehmen oder Kanzleien, die selbst intern viele Rechtsübersetzungen anfertigen, verfügen oftmals über eigene Prozesse und Softwaretools, um Ihren Übersetzungsprozess zu managen. Dann kommt es darauf an, dass die Übersetzungsagentur oder das Übersetzungsbüro, für das Sie sich entscheiden, sich an Ihre Bedürfnisse und Arbeitsweisen anpassen kann. Beschreiben Sie Ihren Prozess für Ihre juristischen Übersetzungen idealerweise schriftlich und ergänzen Sie Informationen darüber, welche Tools und Schnittstellen Sie brauchen, um das Übersetzungsbüro optimal in Ihren Workflow zu integrieren. Hierbei kann es auch sein, dass Seitens des Auftraggebers gewisse Zugänge zu proprietären Softwarelösungen eingerichtet werden müssen, damit die Übersetzer die Rechtsübersetzungen direkt im jeweiligen System vornehmen können. Auch hier ist eine sorgfältige Dokumentation der Zugänge und der notwendigen Schritte und Anforderungen sinnvoll, um einen glatten Übersetzungsprozess zu gewährleisten. Es sollte weiterhin ein konkreter Ansprechpartner benannt werden, der den Übersetzern für etwaige Rückfragen und Kommentare zur Verfügung steht.

Welche Dateiformate eigenen sich für eine schnelle Übersetzung Ihrer Verträge?

In vielen Fällen ist die Entscheidung darüber welches Dateiformat genutzt wird einfach: Es wird das genutzt, was vorhanden ist. Haben Sie allerdings verschiedene Optionen vorliegen und Ihren Vertrag beispielsweise als Word-Datei oder auch als PDF-Datei vorliegen, so übersenden Sie beides Ihrem Sprachbüro und dieses wird für Sie entscheiden, was am besten geeignet ist.

Leider gibt es oft den Fall, dass der Kunde oder Mandant die Unterlagen, die er rechtssicher übersetzen lassen will, nur als eingescanntes Dokument zur Verfügung hat. Damit das Übersetzungsbüro für Sie eine möglichst schnelle und gute Übersetzung anfertigen kann, sollten Sie darauf achten, dass die Scans sauber lesbar, gerade und frei von Schatten oder Verschmutzungen sind. Sollten die Scans nur sehr schwer lesbar sein, versursacht dies bei der Übersetzung einen erhöhten Aufwand, der dem Kunden in Rechnung gestellt werden muss. Auch verursachen schiefe oder abgeschnittene Scans viele Nachfragen, die sowohl auf Seiten des Kunden als auch des Übersetzungsbüros Aufwand verursachen, der sich bei guter Vorbereitung vermeiden lässt.

Wie finde ich also das für mich passende Übersetzungsbüro für meine juristischen Übersetzungen

Zunächst ist es wie so oft: der Bauch entscheidet mit. Achten Sie also auf bei der Auswahl Ihres Sprachdienstleisters auf die folgenden Punkte: Wie ist Ihr erster Eindruck beim Erstkontakt? Erhalten Sie schnell ein Angebot, oder einen Rückruf? Wie ist das Angebot für Ihre Übersetzung gegliedert, haben Sie den Eindruck, dass alles berücksichtig wurde? Macht Ihr Ansprechpartner einen kompetenten Eindruck und fühlen Sie sich mit Ihren Anliegen verstanden? Kann das Übersetzungsbüro den gewünschten Liefertermin einhalten, oder berät es sie entsprechend über die notwendige Dauer für eine gelungene Übersetzung? Werden alle Schritte transparent erläutert und kann Ihnen das Übersetzungsbüro auf Nachfrage auch geeignete Referenzen liefern?

Wenn diese Fragen positiv beantwortet werden, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass es sich um ein professionelles Übersetzungsbüro handelt und sie eine gute juristische Übersetzung erhalten werden.

Zusammenfassung für die Vergabe von juristischen Übersetzungen an ein Übersetzungsbüro:

In 3 einfachen Schritten ans Ziel:

  • Ermitteln Sie intern genau welchen Bedarf Sie haben, welche Dokumente und Verträge in welchen Formaten vorliegen und welcher Zeitrahmen Ihnen für die Übersetzung zur Verfügung steht und für welchen Zweck Sie die Übersetzungen benötigen, also ob Sie z.B. eine Arbeitsübersetzung benötigen oder eine beglaubigte Übersetzung.
  • Kontaktieren Sie das ausgewählte Übersetzungsbüro und verschaffen Sie sich einen Eindruck über die Kenntnisse und Arbeitsweise. Informieren Sie sich zudem darüber, ob diese Übersetzungen zum Fachgebiet der Übersetzungsagentur gehören und sie damit Erfahrung hat. Klären Sie auch den möglichen Zeithorizont ab.
  • Beauftragen Sie das ausgewählte Übersetzungsbüro und erhalten Sie fristgerecht Ihre Übersetzung für den für Sie vorgesehenen Zweck. Arbeiten Sie bei Rückfragen oder Änderungen eng mit Ihrem Übersetzungsbüro zusammen, damit Sie für sich ein perfektes Ergebnis erhalten.
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